قسم التسجيل

نبذة تأريخيه عن القسم:

تأسست القسم في سنة 2002 وكان اسمة قسم التخطيط والمتابعة حيث ان جامعة كربلاء كانت تابعة اداريا الى جامعة بابل في بداية استحداث كلياتها (التربية، الادارة والاقتصاد، القانون ، العلوم) قبل تأريخ تأسيس القسم  وبعدها تغير اسمه الى قسم شؤون الطلبة في سنة 2011 ، كان عمل القسم منذ نشأته يتضمن مركز تسلم وإرشاد جامعة كربلاء استلام وتسليم الاستمارات الخاصة بالتقديم للقبول في الجامعات والمعاهد العراقية للطلبة المتخرجين من الدراسة الإعدادية بفروعها (العلمي والأدبي والإسلامي) حيث يبدأ العمل بهذا المركز عند ظهور نتائج الامتحانات الإعدادية للدور الأول، حيث  يتوافد الطلبة ومدراء المدارس لاستلام استمارة التقديم ودليل الطالب وملحقاتها وتوضيح كيفية ملؤها وتسليمها إلى إدارات المدارس الإعدادية ومن ثم جلبها إلى قسم شؤون الطلبة من قبل إدارات المدارس بعد تثبيت درجات الطلبة وختمها ليبدأ العمل في تدقيقها في القسم وفرزها وختمها وإرسالها على شكل وجبات إلى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي / قسم القبول المركزي ويستمر العمل لغاية ظهور نتائج القبول ليبدأ مرحلة الاعتراضات للطلبة الذين لم يظهر لهم قبول أو تعديل ترشيح .

وحاليا” يتم استقبال ومساعدة الطلبة في ملئ الاستمارة الالكترونية حيث تم تهيئة قاعة مجهزة بأجهزة الحاسوب ومعدة لهذا الغرض  في مركز الحاسبة.

إن قسم شؤون الطلبة هو احد الأقسام المساندة الذي يشرف على مجموعة من البرامج والخدمات المساندة للعملية التعليمية بالجامعة والتي تهدف بمجملها إلى الاهتمام بالطلبة وتهيئة البيئة المناسبة لهم للتحصيل العلمي، حيث يتولى القسم الإشراف على الشؤون الخاصة بالطلاب في كليات الجامعة وتنفيذ التعليمات والضوابط الخاصة بشؤون الطلاب (نقل، تعديل ترشيح، استضافة، امتحان من 100%، نقل من خارج العراق، ….الخ).

كما يتم تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في الكليات وللدراستين الصباحية والمسائية ولجميع قنوات القبول في الجامعة، كذلك يقوم القسم من خلال شعبة بمتابعة أمور الطلبة من تاريخ قبولهم ولحين تخرجهم ويقوم القسم بإصدار صحة صدور وثائق الطلبة الخريجين في مختلف وزارات ودوائر الدولة، كذلك قيام القسم بإعداد خطة القبول للدراسات الأولية الصباحية والمسائية بالتعاون مع الكليات لعرضها على مجلس الجامعة للمصادقة عليها وإرسالها إلى الوزارة .

المدراء الذين أداروا قسم شؤون الطلبة

• د. فيصل عبد الجبار من 2002 ولغاية 2002.
• م.رؤوف حسين عباس من 2002 ولغاية 2015.
• م.د. نزار عبد الامير تركي الغانمي من 2015 ولحد الان.

ادارة القسم ومدير القسم الحالي :

     (المدرس الدكتور/نزار عبد الامير تركي الغانمي)/مكلف بإدارة القسم وهو تدريسي في كلية القانون ورئيس قسم الفرع العام في كلية القانون بجامعتنا من 2013 لحد الان.

اهداف القسم:

       يهدف قسم التسجيل وشؤون الطلبة الى الاهتمام بالطلبة بكل ما يتعلق بالقضايا الطلابية فنية كانت ام ادارية يدء من التسجيل وقبول الطالب في الجامعة ولغاية تخرجه بالمتابعة والتنسيق بين الكليات على ضوء الاهداف العامة ومتطلبات تطوير المجتمع ومتابعةة تنفيذ القرارات الصادرة عن الجهات العليا، وتنظيم وتنسيق قبول الطلبة فالقسم حلقة الوصل بين الطالب والجامعة من جهه وبين الكليات ووزارة التعليم العالي والبحث العلمي والجهات الخارجية من جهه اخرى حيث يعني بتطبيق الاسس والتعليمات الصادرة من قبل وزارة التعليم العالي الى جانب حرصها على نوجيه والاشراف بكل مايتعلق بالقضايا الطلابية التي تنجز عن طريق وحدات التسجيل في الكليات. 

التعليمات:

* ضوابط وشروط القبول والانتقال

* تعليمات انضباط الطلبة

* التعليمات الامتحانية

 * الية تعديل الترشيح

 اهم الشعب التابعة لقسم التسجيل :-

أ‌-       شعبة تدقيق الوثائق :

1-وحدة القبول والانتقال:تعمل الشعبة على توزيع الطلبة المقبولين الجدد من قبل وزارة التعليم العالي والبحث العلمي/القبول المركزي على كليات جامعتنا من كل عام دراسي جديد وقبول الـ5% الأوائل على الاعداديات المهنية وكذلك الـ10% الاوائل على المعاهد التقنية وقبول خريجي الاعداديات الاسلامية ، متابعة معاملات الاعتراض وتعديل الترشيح والنقل والاستضافة وخطة القبول للكليات، وكذلك متابعة النقل والاستضافة وتعديل الترشيح للطلبة الموجودين للفترة من1/7ولغاية31/8من كل عام دراسي وللدراستين الصباحية والمسائية وكذلك نقل الطلبة الاوائل على الكليات الى كليات ذات متطلبات اعلى وبالتنسيق مع الوزارة، متابعة المخاطبات الوزارية وتنفيذ الاوامر الخاصة بإعادة الطلبة المرقنة قيودهم وامتحانات الدور التكميلي والعبور واداء الامتحانات من100% للطلبة العسكريين ومتابعة الحالات الخاصة لبعض الطلبة ما بين الكليات والوزارة ،متابعة قبول أصحاب الشهادات المعادلة والنقل من خارج العراق وقبول ذوي الشهداء وإعفاءهم من الأجور الدراسية للدراسات المسائية وقبول الموظفين المتميزين والمعلمين المجازين دراسيا، تدقيق المحاضر التي تحال من أمانة مجلس الجامعة ووضع الحلول المناسبة لكل قضايا الشؤون الطلابية وفق الضوابط  الامتحانية النافذة لسنة 2000 وتعديلاتها.

2-وحدة المتابعة: متابعة المخاطبات الوزارية والحالات الخاصة لبعض الطلبة ما بين الكليات والوزارة واصدار تأييدات الاستمرارية بالدوام للطلبة.

ب‌-شعبة تصديق الوثائق :

1-     وحدة تصديق الوثائق والشهادات الجدارية: تهتم هذه الوحدة بتصديق وثائق التخرج المعنونة الى وزارة الخارجية لأغراض السفر او الدراسة خارج العراق  وتكون الالية بالختم على ظهر الوثائق بأختام خاصة بإسم رئيس الجامعة ومدير قسم التسجيل وشؤون الطلبة وموقع عليها من قبلهم ويعطى صادر للأختام من قبل قسم التسجيل وشؤون الطلبة وتستمر المدة لإنجاز هذه المعاملات يومان بوجود (مدير القسم ورئيس الجامعة ) وكذلك تهتم هذه الوحدة بإصدار وثائق تخرج بدون درجات لخريجي كليات جامعتنا لأغراض التعيين وتستمر المدة لإنجاز هذه المعاملات يوم واحد. كما تهتم هذه  الوحدة في تدقيق وثائق الطلبة المقبولين في كليات الجامعة كافة قبولاً مركزياً ومن الفرعين العلمي والادبي  والفرع الاسلامي  والفرع المهني  وتكون اما عن طريق لجنة مركزية تشكل في قسم شؤون الطلبة  يتم التدقيق بموجبها  في قسم شؤون الطلبة وفق سجل الاساس الذي زودتنا به الوزارة او عن طريق ارسال مخولين من الكليات الى مقر الوزارة للتدقيق فيها، وفي كلتا الحالتين يتم تزويد الكلية بمحضر تدقيق موقع  ومختوم ومرفقه قوائم بأسماء الطلبة في ذلك العام  وللدراستين الصباحية والمسائية. اما في حالة عدم صحة صدور الوثيقة او اختلافها عن سجل الأساس فيتم تبليغ الوزارة وكذلك وزارة التربية  بموجب استمارة  صحة صدور  ليتم التحقيق فيها وتزويدنا بنتيجة التحقيق  لاتخاذ اللازم  وإلغاء قبول الطلبة وتعميم أسماؤهم  على كليات الجامعة وعدم قبولهم للدراسة مستقبلاً. 

2-    وحدة الخريجين : تقوم هذه الوحدة بكل معاملات الطلبة المتخرجين من كليات جامعتنا من اصدار الاوامر الجامعية للخريجين لكافة الادوار ومتابعة التصويبات في المعدلات والاسماء للخريجين واصدار وثائق التخرج لهم لأغراض التعيين. تهتم هذه الوحدة بإنجاز كافة المعاملات المتعلقة بصحة صدور الوثائق والشهادات والكتب للطلبة والموظفين ضمن الجامعة وخارجها. وكذلك تهتم هذه الوحدة بإنجاز كافة المعاملات المتعلقة بصحة صدور وثائق الخريجين للدراسة الاولية حيث يتم تزويدنا بنسخ ملونة من وثائق الخريجين  لكليات الجامعة كافة من منتسبي الدوائر في كافة المحافظات والمتخرجين من كليات جامعتنا او من الذين يتقدمون للقبول في الدراسات العليا في الجامعات العراقية او الجامعات خارج العراق وكذلك الذين تم تعينهم حديثاً ويعتبر كتاب صحة الصدور بمثابة تأكيد لصدور  الوثيقة وبنفس أهميتها لكونه يحمل رقمها وتاريخها صادر من القلم السري لرئاسة الجامعة ، حتى الوصول الى الاجابة النهائية  بصحة صدورها او عدمه.  اما في حالة عدم صحة صدور الوثيقة فيتم مفاتحة الجهات المختصة للقيام بالإجراءات القانونية اللازمة.

3-    الوحدة الالكترونية: تقوم هذه الوحدة بمخاطبة الكليات والجهات الرسمية الكترونيا عن طريق البريد الالكتروني الخاص بقسم التسجيل وشؤون الطلبة( registration@uokerbalaa.edu.iq) وكذل تقوم بإدارة الموقع الالكتروني الذي يعتر الواجهة الالكتروني للقسم وكواجهة تعريفية بالقسم ومهامه واعلان كل ما هو جديد من تعليمات واستحداثات وتخفيف عدد المراجعات اليومية وذلك بإرسال الاستفسارات على موقعنا والاجابة عليها قدر الامكان وكذلك هدف الموقع الالكتروني الارتقاء بالأداء ليوازي ما هو موجود في الجامعات الرصينة  وكذلك تقوم هذه الوحدة بأرشفة الاضابير الورقية الكترونيا وكل الكتب الواردة وفق برنامج لقاعدة البيانات لتسهيل العمل والادارة وسهوله الوصول للكتب الرسمية المطلوبة والتعليمات القديمة والحديثة وحفاظا على الكتب الرسمية من التلف وكذلك سهولة الاحتفاظ بالكتب الرسمية لأي اسباب امنية طارئة.

التوصيف المكاني لقسم التسجيل … للمعلومات اضغط هنا